Uspešno sprovođenje promena u organizacijama – u čemu je tajna?

Promene su ključne za preživljavanje i uspeh organizacija. Kako bi uspešno implementirale promene, organizacije moraju uzeti u obzir nekoliko ključnih faktora. Darvinova izreka „Ne preživljavaju ni najjače ni najinteligentnije vrste, već one koje su najprilagodljivije promenama“ ukazuje na važnost adaptacije. Isto važi i za organizacije, jer one koje ne uspeju da se prilagode novim okolnostima gube konkurentske prednosti.

Međutim, mnogi projekti i nove inicijative u organizacijama često ne uspeju, uprkos ulaganju resursa. Ključna tajna uspešnog sprovođenja promena leži u ljudskom faktoru. Individue su te koje moraju prihvatiti i uneti promene, te je značajno fokusirati se na njihovu svest, želju, znanje, sposobnost i održavanje promene.

ADKAR® model, kreiran od strane osnivača Prosci®, Džefa Hiata, koji je fokusiran na individualne promene, pruža pet ključnih elemenata za uspešno sprovođenje promena:

1. Awareness (Svest): Stvaranje svesti o potrebi za promenom i rizicima ukoliko do nje ne dođe. Odgovaranjem na pitanja poput „Zašto je ova promena neophodna?“ i „Kako će se ova promena odraziti na nas?“ stvara se razumevanje zašto promena treba da se desi.
2. Desire (Želja): Kreiranje želje za promenom. Razumevanje kako će promena koristiti pojedincima, prevazilaženje prethodnih neuspešnih inicijativa, uzimanje u obzir ličnih okolnosti i motivacija za prihvatanje promene (odgovor na pitanje „Šta ja imam od toga“).
3. Knowledge (Znanje): Pružanje potrebnog znanja za sprovođenje promene. Edukacija, trening i razumevanje novih uloga i procesa pomažu ljudima da se uspešno prilagode.
4. Ability (Sposobnost): Obezbeđivanje resursa i podrške kako bi pojedinci mogli da usvoje promene. Ovde se uzimaju u obzir psihološki, fizički, intelektualni, vremenski i resursni faktori koji mogu uticati na sposobnost usvajanja promene.
5. Reinforcement (Održavanje): Održavanje promene nakon sprovođenja. Ovde se koriste taktike kao što su proslave uspeha, nagrađivanje, prikupljanje utisaka zaposlenih, revizija i analiza uspeha, kao i osećaj odgovornosti lidera za promenu.

Ovaj model ukazuje na to da se promene ne završavaju nakon implementacije, već da je neophodno redovno održavanje, praćenje uspeha i prilagođavanje. Komuniciranje, motivacija i kontinuirana podrška ključni su za održavanje promene u organizaciji. Kroz pažljivo razmatranje svakog koraka ADKAR modela, organizacije mogu bolje razumeti šta je potrebno kako bi promene bile uspešno prihvaćene i održane. Ovo može dovesti do povećane konkurentske prednosti, veće prilagodljivosti i boljih rezultata u svakodnevnom poslovanju.

Da pogledamo na koji način ADKAR model može služiti i za individualnu analizu zaposlenih i pravljenje akcionog plana:

1. Napravite ADKAR profil za svakog zaposlenog u timu
2. Zaokružite ponaosob gde je ocena 3 ili niže – tu se nalazi trenutna prepreka u prihvatanju promene
3. Napravite plan na koji način ćete pomoći zaposlenom da prebrodi prepreku

U datom primeru vidimo 2 zaposlena – Anu i Marka. Marko poseduje znanje i veštine/mogućnosti, ali je nemotivisan i ne razume zbog čega je ova promena potrebna sada, opire joj se. Sledeći potencijalni koraci su razgovori sa Markom, stvaranje svesti šta će se desiti sa biznisom/ljudima ukoliko do promene ne dođe, objašnjenje na koji način on ima dobiti od ove promene („šta ja imam od toga“) i naći načine da ga motivišemo.

Daću vam primer iz svog iskustva. Pre nekog vremena, bila sam zadužena za vođenje tima od 36 trenera iz 4 različite zemlje (ujedno i 4 različite vremenske zone). Ti treneri su imali svoje stalne pozicije u kompaniji, ali kao izvanredni talenti i eksperti u svom poslu, bili su odabrani da deo svog radnog vremena provedu edukujući svoje kolege na globalnom nivou. Nakon što sam primetila da je izuzetno teško pratiti njihov doprinos, progres i rad „na daljinu“, predložila sam uvođenje novog procesa – beleženje provedenih sati i obrađenih tema na mesečnom nivou. To je izgledalo ovako: sa njihovim nadređenim dogovoren je tačan broj sati koji će provesti u edukacijama, zatim napravljena je platforma u kojoj će se beležiti njihov rad i osmišljen je proces nagrađivanja najboljeg trenera kvartala. Ali, nedostajalo je ono najteže – motivisati trenere da prihvate „još jedan zadatak“ i da redovno vode evidenciju. Umesto da im samo saopštimo uvođenje novog procesa, potrudili smo se da unapred odgovorimo na sva njihova „zašto“ pitanja, objasnili smo im da je jedan od ciljeva odeljenja da se poveća broj trenera volontera i da kada se njihov broj bude udvostručio kroz nekoliko meseci, biće veoma teško pratiti njihov učinak. Takođe, ukoliko nemamo evidentirane sate i podatke o njihovom radu, njihov izostanak sa primarnog posla se može dovesti u pitanje, kao i to da njihov rad neće moći da bude adekvatno nagrađen. Na taj način pokazali smo da nov proces ide u skladu sa ciljevima kompanije i stvorili smo svest kod trenera da je ova promena neophodna i povoljna.

Drugi primer je Ana – ona ima razvijenu svest o neophodnosti promene i veoma je motivisana, međutim nedostaju joj znanje i umeće/mogućnosti da promenu uspešno primeni. U tom slučaju, sledeći potencijalni koraci za Anu su trening i edukacija, kao i adekvatni alati za rad. U našem pomenutom primeru, treneri su prošli kroz trening kako koristiti sistem za evidenciju rada, zatim i trenerima i njihovim nadređenima je detaljno objašnjeno na koji način će se računati procenat radnih sati i koji je proces dogovora ukoliko je potrebno menjati broj sati koji trener posvećuje edukaciji. Takođe su detaljno objašnjena pravila nagrađivanja najboljih trenera.

ADKAR model je sjajan način da pomognete liderima i vašem projektnom timu da uspešno sprovede promenu. I najskuplji, najmoderniji procesi ukoliko se ne implementiraju adekvatno, propadaju. I ne zaboravite, pratite svaki korak da bi uspeh bio zagarantovan i ukoliko prihvatite ADKAR kao model sprovođenja promene, možete ga koristiti u mnogim situacijama, ne samo u biznisu. On će vam otvoriti jedan potpuno nov pogled na svet i pomoći vam da razumete i druge ljude na jedan dublji i efikasniji način.